Ab Oktober 2025 gilt eine grundsätzliche Pflicht zur Befüllung der ePA. Dies betrifft auch Psychotherapeut*innen. Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Datenschutz, zur Dokumentationspflicht und zur Rolle von Psychotherapeut*innen im Umgang mit sensiblen Daten.
Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?
Die ePA ist ein digitales Instrument, das Patient*innen ermöglicht, medizinische und psychotherapeutische Informationen strukturiert zu speichern und für behandelnde Fachkräfte freizugeben. Damit sollen Anamnese, Diagnostik und Behandlung transparenter und besser koordiniert gestaltet werden.
Welche Vorteile bietet die ePA für die psychotherapeutische Versorgung?
Patient*innen erhalten Einblick in ihre Behandlungs- und Abrechnungsdaten und können die eigene Versorgung informierter und selbstbestimmter mitgestalten. Informationen zu Vorerkrankungen und Medikation helfen zudem bei der Behandlungskoordination. Dadurch kann die Kommunikation zwischen Patient*innen und Behandelnden erleichtert werden.
Welche Unterlagen müssen Praxen und Behandler*innen in der ePA speichern?
Praxen sind verpflichtet, bestimmte medizinische Unterlagen in der ePA zu speichern, sofern diese im Rahmen der aktuellen Behandlung entstanden und in elektronischer Form verfügbar sind. Hierzu zählen unter anderem:
- Daten aus dem elektronischen Medikationsplan
- Informationen zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit
- Labordaten
- Befunde aus bildgebenden Verfahren
- Arztbriefe
- Daten der Pflege und der pflegerischen Versorgung
- Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen (nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Patienten)
- Erklärungen zur Organspende oder zur Patientenverfügung
Haben Psychotherapeut*innen Zugriff auf die ePA ihrer Patient*innen?
Ja – sofern Patient*innen nicht widersprechen, können Psychotherapeut*innen auf die ePA zugreifen. Eine Pflicht zum routinemäßigen Einblick besteht jedoch nicht. Ob ein Zugriff sinnvoll ist, entscheidet sich im Einzelfall.
Sind Psychotherapeut*innen verpflichtet, Dokumente in die ePA einzustellen?
Ab Oktober 2025 gilt für Ärzt*innen, Psychotherapeut*innen, Krankenhäuser und Apotheken eine grundsätzliche Pflicht zur Befüllung der ePA. Allerdings gilt:
- Eingestellt werden müssen nur solche Dokumente, die während der aktuellen Behandlung erhoben, elektronisch vorliegend und nicht durch Widerspruch der Patient*innen ausgeschlossen sind. Dazu zählt etwa der Befundbericht zur Psychotherapeutischen Sprechstunde (PTV 11).
- Auf Wunsch der Patient*innen können weitere Unterlagen ergänzt werden.
- Handschriftliche Notizen oder Papierdokumente müssen nicht eingestellt werden. Krankenkassen bieten die Digitalisierung von Papierdokumenten auf Wunsch zweimal in 24 Monaten an.
Welche Ausnahmen gelten bei der Befüllungspflicht?
Eine Ausnahme von der Pflicht zur Befüllung ist möglich, wenn:
- erhebliche therapeutische Gründe dagegen sprechen oder
- der Schutz von Rechten Dritter, insbesondere das Kindeswohl, gefährdet wäre.
Dies betrifft insbesondere Kinder unter 15 Jahren: Besteht ein begründeter Verdacht auf eine Kindeswohlgefährdung und könnte die Befüllung der ePA den Schutz des Kindes beeinträchtigen, muss die ePA nicht befüllt werden. Die Leistungserbringer*innen müssen die Gründe für die Nichtbefüllung dann nachvollziehbar in der Behandlungsdokumentation festhalten.
Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hatte bereits im April 2025 klargestellt, dass eine Nichtbefüllung der ePA bei unter 15-Jährigen nicht als Verstoß gegen vertragsärztliche Pflichten gewertet wird, sofern therapeutische Gründe oder das Kindeswohl dem entgegenstehen.
Wie steht es um den Datenschutz psychotherapeutischer Daten in der ePA?
Psychotherapeutische Daten gelten als besonders sensibel. Deshalb gilt:
- Patient*innen müssen vor dem Einstellen entsprechender Dokumente auf das besondere Widerspruchsrecht bei (u. a.) Daten zu psychischen Erkrankungen hingewiesen werden.
- Ein dokumentierter Widerspruch verhindert die Einstellung dieser Daten.
- Auch Medikations- oder Abrechnungsdaten können Rückschlüsse auf psychische Erkrankungen zulassen. Die Sichtbarkeit kann in der ePA individuell gesteuert werden.
Wie sollten sensible Befunde an andere Behandelnde weitergegeben werden?
Auch wenn Dokumente in der ePA gespeichert sind, sollten relevante Informationen bei entsprechender Begründung und Einverständnis der Patient*innen weiterhin direkt an mit- oder weiterbehandelnde Fachärzt*innen übermittelt werden. Denn: Patient*innen können Inhalte in ihrer ePA löschen oder verbergen.
Welche Rolle spielen Psychotherapeut*innen bei der Nutzung der ePA durch Patient*innen?
Die Nutzung der ePA setzt eine gewisse digitale Gesundheitskompetenz voraus. Psychotherapeut*innen können ihre Patient*innen unterstützen, z. B. bei:
- der Orientierung innerhalb der ePA,
- der Verwaltung von Zugriffsrechten oder
- der Einschätzung, welche Informationen gespeichert oder geteilt werden sollten.
Wie wirkt sich die ePA auf den Informationsaustausch zwischen Behandelnden aus?
Die elektronische Patientenakte ersetzt nicht die direkte Kommunikation zwischen Ärzt*innen oder Psychotherapeut*innen. Da nicht sichergestellt ist, dass weiterbehandelnde Kolleg*innen eingestellte Informationen tatsächlich zur Kenntnis nehmen und da Patient*innen einzelne Daten aus der ePA löschen können, bleibt ein direkter Übertragungsweg zum professionellen Informationsaustausch weiterhin erforderlich, sofern die Patient*innen dem zugestimmt haben.
Wo finde ich weiterführende Informationen?
Weitere Informationen zur ePA sowie zur praktischen Umsetzung finden Sie unter anderem auf den Websites der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) und der Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK). Die BPtK bietet auch ePA-Patienteninformationen als Handzettel und Plakat.
